martes, 7 de enero de 2014

DE EXCEL 2007 A WORD 2007


ENVIAR UNA TABLA DESDE EXCEL A WORD CON UNA MACRO

Excel es la aplicación para crear tablas, se pueden crear en otras aplicaciones, sin duda alguna, pero la rapidez y efectividad de Excel para estas labores es excepcional.

En este caso queremos copiar una tabla que contiene direcciones de teléfonos de amigos, trabajo, clientes, etc. y queremos copiarla en un documento Word para su posterior edición o para enviarla por correo.

Una opción seria copiar la tabla en Excel y pegarla en Word con el Pegado especial, este menú nos ofrece diferentes opciones para el pegado de la tabla, podemos pegarla como solo texto, como un objeto de Excel o como una imagen.



Dependiendo de cual va a ser su función se puede personalizar las opciones de pegado, por ejemplo si solo va a ser para lectura puede pegarse como una imagen, pero si se va a modificar las celdas puede ser mas adecuado pegar la tabla como objeto de Excel, así podríamos incluso utilizar las celdas exactamente como una tabla en Excel y utilizarla para realizar cálculos en ella haciendo doble clic sobre la tabla ya pegada.



Las opciones que ofrece el Pegado especial son bastantes y merecería para ellas un hilo aparte.

Después de esta pequeña introducción a las opciones de Pegado especial volvamos a la hoja de cálculo. Tenemos una tabla, con nombres y teléfonos, vamos a suponer que son nuevos clientes y queremos enviar esta información a Word, como es una tarea que solemos repetir con frecuencia vamos a crear una macro para automatizarla.


También dibujaremos un botón al que le asignaremos la macro.

Pulsando Alt+F11 vamos al editor de Visual Basic, creamos un nuevo modulo y comenzamos a escribir:



Funcionamiento de la macro:
En la hoja de cálculo se sitúa en la celda "A1" y CurrentRegion selecciona todas las celdas anexas que contienen algo, esta selección se copia. Si el rango a copiar va a ser un rango fijo se puede cambiar la instrucción por Range("A1:D24").Select de esta manera solo se copiará el rango especificado.

Seguidamente se abre la aplicación Word y crea un documento en blanco. Pega la tabla con el mismo formato de origen y libera el objeto.

Ya tenemos la tabla lista en un documento Word, solo queda guardarla.

Pulsando en la esquina superior izquierda puede seleccionarse la tabla al completo para su edición con las Herramientas de tabla.


La aplicación Word comparte las herramientas de Diseño y Presentación de Excel, por lo que el diseño será fácil de aplicar.


Como ya he comentado al principio, si solo se va a copiar una sola vez quizás copiar / pegar sea la opción adecuada, pero si esta operación la vamos a repetir con cierta asiduidad puede ser una opción valida.