jueves, 27 de febrero de 2014

GUARDAR EXPORTACIONES - ACCESS 2007


GUARDAR EXPORTACIONES

Si necesitamos exportar asiduamente de Access a Excel una o varias tablas, sería conveniente tener esa tarea automatizada para no tener que repetir el proceso de asistentes de exportación.



En la ficha Datos externos en el grupo Exportar pinchamos en Excel para mostrar al asistente de exportación. Por defecto crea una ruta para el archivo nuevo que se va crear, puede cambiarse por otra si se considera conveniente.



En el formato de archivo por defecto aparece Libro de Excel(*.xlsx), pero también podremos cambiarlo por otro formato de Excel, por ejemplo para versiones compatibles con 97-2003 u otra versión mas antigua.

Activamos las dos primeras casillas de verificación, la primera para copiar todos los datos de la tabla y la segunda para que se abra y quede a la vista del nuevo archivo en Excel recién exportado. Si en ese momento no hiciera falta abrir el archivo nuevo puede dejarse sin activar.

Cuando tengamos las opciones resultas aceptamos. Todos los datos de la tabla de Access aparecen en un nuevo libro de Excel que previamente se guardo con su nombre de archivo y en la ruta especificada.



Podemos dejarlo abierto o cerrarlo para trabajar después con el archivo.



Volvemos a Access, el cual seguramente nos indica que todavía quedan pasos para finalizar el asistente de exportación y activamos la casilla de verificación Guardar pasos de exportación.



Se activan los cuadros de dialogo, para dar nombre a esa exportación en concreto y para una breve descripción. Una vez realizados estos pasos se puede Guardar la exportación. Con esto queda concluido todo el proceso.

A partir de ahora si queremos volver a exportar esta tabla de Access a Excel pulsamos en Exportaciones guardadas del grupo Exportar.



Aparecen dos fichas, una de Importaciones guardadas y otras de Exportaciones guardadas. Elegimos la exportación y pulsamos en ejecutar.



Aparecerá un cuadro de texto indicando si se desea Actualizar el archivo existente.
Si se pulsa NO se cancela la exportación. Si se pulsa SI se actualizará el archivo Excel con los mismos datos o con los nuevos que se hubieran introducido en la tabla de Access desde la última vez que se creó la exportación.

Para finalizar: para activar en Access la última opción del asistente Exportar, seleccionar primero los registros de la tabla que se van a exportar.



Abrir el asistente de exportación y seleccionar la primera casilla Exportar datos con formato y diseño y después Exportar sólo los registros seleccionados.


Los siguientes pasos para la exportación ya están descritos al principio.


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