lunes, 28 de abril de 2014

ANEXAR REGISTROS DE EXCEL EN ACCESS - ACCESS 2007


GUARDAR REGISTROS DE EXCEL EN ACCESS EN TABLA ANEXA

Todo usuario de Excel que trabaja con grandes cantidades de datos tiene que conocer Access, aunque solamente sea para volcar los datos a esta aplicación, sin más pretensión.

MySQL, VB.Net, Excel  y otras aplicaciones, trabajan en perfecta armonía con Access, por algo será.

Si se dispone de un libro Excel con una buena interfaz, formularios bien trabajados, que funciona correctamente, ese flamante libro que hace lo que pretendes, que nos costó unas buenas horas de trabajo crearlo y ponerlo a punto, se puede convertir en una autentica pesadilla, porque entre formularios, código, colores y formatos, etc. Ha adquirido un peso considerable y cuando se empieza a introducir registros se convierte en algo tosco.

Si ese estupendo libro se puede utilizar en compañía de Access y liberarlo (el libro Excel) de la pesada carga de los registros, siempre estará preparado y funcionará  perfecto.

Depende del tipo de datos a introducir, si son en su mayoría de texto, no nos hace falta Excel, podemos prescindir de él, porque es como realizar dos trabajos, (introducir registros en Excel y luego volcar a Access) lo ideal sería introducir directamente los datos en Access y asunto resuelto.

Si por contra, los datos son en gran parte numéricos  y con gran cantidad de cálculos decantarse por Excel y vincular ese libro a Access.

Comenzamos

EN EXCEL

He creado un libro Excel y lo voy a vincular a Access.
El libro Excel tiene unos pocos registros que se introducen con un sencillo formulario. También le he colocado un botón que borrará todos los registros si ya los tenemos guardados en Access.
Este botón en realidad no es necesario, en un libro de trabajo no debería existir, pero en este caso es para comprobar que podemos borrar todos los registros de la hoja una vez guardados en Access y seguir introduciendo más registros en Excel.



EN ACCESS

Desde Access el trabajo duro viene al principio, hay que ANEXAR una tabla de Access con el libro de Excel.

-Se crea la tabla en Access. Hay que poner EXACTAMENTE los mismos encabezados que tenemos en Excel.


-En la ficha Datos externos/ Importar / Excel aparece el asistente, escogemos el archivo Excel y elegimos la opción ANEXAR, aceptamos y continuamos el asistente hasta finalizar.



-Al final nos preguntará si queremos Guardar la importación a lo que diremos .

¿Ya hemos acabado? Sí. Podemos cerrar Access.

ANEXAR DATOS

Ya podemos trabajar en nuestro libro Excel.

Entonces ¿queremos guardar los registros de Excel porque el libro se está poniendo pesadito y le cuesta moverse?

Abrimos Access y pulsamos en Importaciones guardadas, da igual que el libro Excel este cerrado, Access ya conoce la ruta, elegimos la importación y Ejecutar. Todos los registros de Excel quedarán guardados en Access.



Una vez realizada esta operación se pueden borrar TODOS los registros de Excel. ¿Para que los vamos a seguir guardando?

Cada vez que queramos Importar de Excel los datos nuevos se sumarán a los que ya hay en la tabla de Access.