miércoles, 30 de abril de 2014

TABLA CON FUNCIONES - WORD 2007


TABLA CON FUNCIONES

Si tenemos en un documento Word una tabla con valores numéricos podemos realizar algunas operaciones igual que si la tuviéramos en Excel. Por supuesto que no nos va a ofrecer la flexibilidad que proporciona la hoja de cálculo pero si que podemos sacarle partido ya sea para después imprimir o utilizarla de plantilla.

Comenzamos creando una sencilla tabla e introducimos unos valores para realizar el ejercicio.


Para introducir una formula podemos ir, en las barras de herramientas, a dos comandos diferentes. 
Si nos situamos en una cualquiera de las celdas vacías de la tabla se activan las fichas dinámicas Diseño y Presentación. En esta ultima en el grupo Datos pulsamos en el icono Fórmula.


Se abre un cuadro de dialogo en el cual ya viene por defecto la fórmula suma, SUM en inglés y entre paréntesis LEFT, izquierda, que sumará todas las celdas numéricas a la izquierda de donde se encuentre la fórmula.


Otra manera de llamar a este cuadro de dialogo seria en la ficha Insertar del grupo Texto, Elementos rápidos, Campo...

Aquí aparece el cuadro Campo, mas complejo y con mas opciones que el primero.


Ahora no vamos a ocuparnos de este cuadro, pero por resumirlo un poco por encima esta cuadro nos ofrece una gran variedad de funciones en diferentes categorías incluso para automatizar documentos.

Según se abre el cuadro Campo pulsamos en el botón Fórmulas y aparece el cuadro Fórmula.

Si se pulsa el botón Aceptar ya nos realiza el cálculo de la primera fila de celdas pero antes vamos a colocar un formato si queremos, por ejemplo, que el resultado no devuelva ningún decimal.

Para ello pulsamos en el desplegable Formato de número y elegimos la opción 0.



Ahora ya podemos pulsar el botón Aceptar. La primera celda de la columna Producción nos dará el total de la primera fila de la tabla.


Para rellenar las restantes celdas de la columna Producción vamos bajando con la flecha de dirección y pulsado el botón de acceso rápido Repetir o su atajo de teclado (Ctrl+Y)


Así hasta rellenar todas las celdas de la columna.


Ahora vamos a crear una fórmula con un condicional, las condiciones serán, si la producción de un operario es una cantidad inferior a 300, el resultado será 1 y si es superior será un 2.

Volvemos a llamar al cuadro Fórmula y situando el cursor en el campo Fórmula, delante del signo = pulsamos en el desplegable Pegar función y en la función IF que es el condicional SI en Excel.
Se colocará delante de la función SUM por lo que el ultimo paréntesis de IF hay que borrarlo para colocarlo en la parte final y nos cierre la fórmula.


Acabamos de rellenar los argumentos que faltan en la formula, =IF(SUM(LEFT)<300;1;2)  y pulsamos el botón Aceptar.


Repetimos el proceso  pulsado el botón de acceso rápido Repetir o su atajo de teclado (Ctrl+Y)
La tabla mostrará un 1 o un 2 dependiendo de la suma de cada fila.


A TENER EN CUENTA: 
Si se quieren cambiar los valores de las celdas de las columnas de los meses, la columna Producción no cambiará por si sola. Para ello hay que cambiar primero los valores, seguidamente seleccionar la tabla y pulsar F9. Solo así se modificarán los totales de la columna Producción.


Observese que he cambiado los valores de la fila del Operario 1, he seleccionado todas las celdas de la tabla y pulsado F9.

Como el total ahora es menor de 300, el valor cambio al valor 1.