lunes, 5 de mayo de 2014

CONTROL DE CAMBIOS - EXCEL 2007


CONTROL DE CAMBIOS

Vamos a suponer que soy el administrador de un libro Excel y quiero ver cuando un usuario que comparte el libro realiza cambios en él. Controlaré si los cambios son correctos y validare o anulare esos cambios según corresponda.

Para ver como funciona el Control de cambios he creado una sencilla tabla con unos cuantos valores.


En la ficha Revisar,  grupo Cambios, pulsamos en Control de cambios y después en Resaltar cambios.


Esto muestra un cuadro de dialogo con las opciones sombreadas en gris.


Al validar la casilla de verificación Efectuar control de cambios al modificar se activan las opciones del cuadro. Las casillas Cuándo y Resaltar cambios en pantalla ya están activadas por defecto.


En el desplegable Cuándo hay varias opciones a elegir.

-Desde la ultima vez que se guardo. Solo se verán los cambios desde la ultima vez que se guardo el libro.
-Todos. Aparecen todos los cambios desde que se creo el libro compartido.
-Sin revisar. No mostrara los cambios.
-Desde la fecha... Se verán los cambios desde la fecha que se indique. 


La opción Quién, puede excluir al administrador o agregarlo con la opción Todos para ver sus cambios.


Dónde, es el rango de la hoja sobre la que se resaltaran los cambios. Las demás celdas que no estén dentro de ese rango quedarán excluidas de resaltar los cambios.


Cuando tengamos todas la opciones listas pulsamos Aceptar.


Nos pedirá entonces guardar el libro en un directorio de nuestro PC.


Una vez guardado podemos comprobar que el nombre del libro muestra entre corchetes [Compartido].

Ya podemos utilizar el libro.


Para comprobar si todo funciona correctamente.
El usuario que comparte el libro cambia la celda B2, cambia el valor 1044 por el valor 1100. 
El administrador va a revisar el libro, ve el triangulo que aparece en la esquina superior izquierda avisándole que esa celda a sido modificada.


Al situar el puntero encima de la celda muestra un comentario con información de los cambios realizados, el usuario, hora y fecha, la celda modificada y los valores antiguo y nuevo.


El administrador va al grupo Cambios
Una nueva opción que al principio estaba gris ahora aparece coloreada, Aceptar o rechazar cambios


Al pulsar aparece un cuadro preguntando si se desea guardar.


Pregunta qué cambios se desean guardar.


En el desplegable Quién el administrador selecciona al usuario que ha realizado cambios.


Un nuevo cuadro de dialogo muestra la misma información que se vio anteriormente en el comentario que aparecía cuando nos situábamos en la celda modificada. Ademas la resaltara con el contorno de hormigas. Como al administrador este cambio le parece correcto pulsa en Aceptar.

Los cambios quedan guardados definitivamente.


Continuamos. El usuario ha vuelto a cambiar una celda, la B3, el administrador vuelve a revisar los cambios. Esta vez el cambio va a ser rechazado porque no es correcto.


En este caso la celda vuelve a su valor de origen y como no ha sido aceptada no mostrara el triangulo azul porque al final el valor no fue modificado, por lo tanto no cambió.


Aunque el usuario guarde el libro siempre el administrador podrá ver, aceptar o rechazar cualquier modificación efectuada con pulsar de nuevo en Resaltar cambios.