domingo, 1 de junio de 2014

CREAR UN REGISTRO - EXCEL 2007


CREAR UN REGISTRO EXCEL 2007

Es muy corriente crear una base de datos con una hoja de cálculo.

Hay otras aplicaciones mas enfocadas a estos menesteres pero dependiendo de qué tipo de datos o si quiere realizar cálculos con los registros prefiere la hoja de cálculo. Cuestión de gustos. No entraré a debatir.

Vamos a ver cómo crear un registro con un apartado para la consulta.
 
¿Comenzamos? Vamos a ello.

Hay que diseñar las celdas que van a ser la base del registro donde se insertarán los datos, vamos a llamarlo panel de registro.


También unos botones, tres en mi caso, para que faciliten la tarea de registrar o buscar.

Todo se va a resumir en dos hojas, una para el cuadro de introducción de registros y consultas y otra para la base de datos en sí, que será el almacén de todos los registros. En esta hoja he creado una tabla.


Diseñadas y preparadas las dos hojas del libro es el momento de darle acción a los botones.

Al botón REGISTRAR le vamos a asignar este código desde Visual Basic.
Creamos un modulo y escribimos esta sencilla rutina.


Esta macro copia el rango donde están los datos en la hoja Registros y los traslada a la primera línea vacía que encuentra en la tabla de la hoja BD. Además limpia las celdas de la hoja Registro para que permita introducir uno nuevo.

Cada vez que se introduce una línea de registro hay que pulsar el botón REGISTRAR para que sea enviada a la tabla y quede guardada en la misma. Obsérvese la última línea del código, esta línea es la encargada de guardar el libro cada vez que se pulse el botón REGISTRAR.

Todo este proceso no lo veremos, ocurre en segundo plano lo que facilita el proceso de introducir registros en cantidad y no preocuparse de otra cosa que no sea el llenado de celdas.

Hasta aquí hemos visto como introducir registros, ahora vamos a crear un apartado para consultas y solo consultas. En este caso permitimos ver los registros pero no modificarlos. Cuando se pulse el botón BÚSQUEDA aparece un nuevo panel debajo de los botones. 



En este caso no he protegido la hoja BD donde se almacenan los registros, pero si oculto la hoja mediante las propiedades de hoja en Visual Basic y le asigno un password nadie podrá acceder a la hoja excepto el administrador. Esto sirve para que no se puedan manipular los registros y cada administrador deberá usar la seguridad adecuada para ello.

En este ejercicio veremos los registros y las consultas desde el panel y podemos acceder cuando necesitemos a la hoja BD con solo pulsar su pestaña correspondiente.



Visto el tema de seguridad creamos la siguiente rutina para el botón BUSQUEDA:


Este código se resume en tres partes:

1-      Copia y pega el rango “E4:J5”. Este rango es donde insertamos los registros, al copiarlo ya tenemos los encabezados y los formatos listos, estéticamente quedarán correctos.

2-      Esta parte del código crea la Validación de datos para la columna “NIF” de la hoja BD, gracias a ello podremos buscar cualquier registro con solo mostrar el “NIF”.
 A tener en cuenta, para crear el rango “NIF” hay que seleccionar la columna, encabezado y registros y desde la ficha Formulas en el grupo Nombres definidos pulsar en Crear desde la selección. Veremos que en el Administrador de nombres hay uno que se llama “NIF”.



3-      En la parte final del código están las formulas que se pegarán en las celdas correspondientes. Esta es una forma de no tener que copiar y pegar formulas desde las celdas de la hoja, las formulas serán pegadas desde la macro. Esto evita que puedan ser borradas por error y se asegura que las formulas siempre estarán en el sitio que les corresponde. También si hay algo escrito en las celdas de esa zona irremediablemente lo machacará.

Para finalizar y recoger el panel de búsqueda creamos otra macro. Su cometido será el “tapar” el panel de búsqueda, copiara un rango en blanco y lo pegara encima del panel haciéndolo desaparecer y mostrando solo el panel de registros.


Esta es una base de datos base, valga la redundancia, puede modificarse, ampliarse, añadir más aplicaciones y reformarla a cualquier necesidad sobre temas de registros. 

Es un punto de partida para crear libros mas complejos y con mas utilidades.

Ahora dependerá del uso que le queramos dar. Un saludo J